Process Builder ist ein leistungsstarkes Automatisierungswerkzeug, mit dem Sie Prozesse und Arbeitsabläufe automatisieren können. Es handelt sich um ein deklaratives Tool, das keine einzige Code-Zeile erfordert. Mit dem Process Builder können Sie fast alles automatisieren, von alltäglichen Aufgaben wie Genehmigungen und Follow-up-E-Mails bis hin zu komplexeren Prozessen wie Auftragserneuerungen und dem Onboarding von neuen Mitarbeitern. Prozesse sind automatisierte Abfolgen von Aktionen, die die manuelle Ausführung von sich wiederholenden oder täglichen Aufgaben ersetzen sollen.
Die Automatisierung von Prozessen mit Process Builder ist auf drei verschiedene Arten möglich. Die Prozesstypen geben an, was den Prozess auslöst.
- Ein Datensatzänderungsprozess wird ausgelöst, wenn Sie einen Datensatz erstellen oder aktualisieren.
- Ein Plattform-Ereignis-Prozess wird ausgelöst, wenn er eine Plattform-Ereignis-Meldung erhält.
- Ein aufrufbarer Prozess wird ausgelöst, wenn er von einem anderen Prozess ausgelöst wird.
Jeder Prozess besteht aus den folgenden Teilen:
- Auslöser: Ein Ereignis oder eine Bedingung, die den Prozess in Gang setzt.
- Kriterium: Die logische Bedingung, die bestimmt, wann die Aktion des Prozesses ausgeführt werden soll.
- Aktionsgruppe: Eine Gruppe von eingeplanten oder sofortigen Aktionen, die ausgeführt wird, wenn eine Bewegung ausgelöst wird und die definierten Kriterien erfüllt. Der Datensatzänderungsprozess ist der einzige Prozess, der die geplanten Aktionen unterstützt.
Erstellen eines Salesforce-Prozesses mit Process Builder
Angenommen, Sie möchten automatisch einen Vertragsentwurf für die Datensätze der abgeschlossenen, gewonnenen und hochwertigen Opportunities erstellen. Dazu können Sie einen Datensatzänderungsprozess verwenden, der aus drei Teilen besteht: dem Auslöser, den Kriterien und der Aktion. Wenn Sie einen Opportunity-Datensatz erstellen oder aktualisieren (Auslöser) und es sich um eine hochwertige Opportunity handelt, deren Stadium „Abgeschlossen und gewonnen“ ist (Kriterien), erstellen Sie einen Vertragsdatensatz mit dem Status „Entwurf“ (Aktion). Um einen Prozess mit Process Builder zu erstellen, folgen Sie diesen Anweisungen:
Konfigurieren Sie den Start des Prozesses in Process Builder
Schritt 1: Melden Sie sich zunächst bei Ihrer Salesforce-Organisation an und navigieren Sie zur Einrichtungsseite.
Schritt 2: Geben Sie in das Feld „Schnellsuche“ den Begriff „Process Builder“ ein und wählen Sie dann Process Builder aus dem Ergebnis. Dadurch werden Sie zur Process Builder-Seite weitergeleitet.
Schritt 3: Klicken Sie hier auf die Schaltfläche „Neu“, um einen neuen Prozess zu erstellen. Daraufhin wird ein Dialogfeld „Try Flow Builder“ angezeigt.
Schritt 4: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Continue in Process Builder“.
Definieren Sie den Auslöser und die Kriterien des Prozesses
Schritt 1: Geben Sie in das Feld „Prozessname“ einen Namen für den Prozess ein. Dadurch wird das Feld „API-Name“ automatisch ausgefüllt.
Schritt 2: Wählen Sie im Feld „Der Prozess beginnt, wenn“ die Option „Ein Datensatz ändert sich“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“.
Schritt 3: Klicken Sie nun im Prozesspfad auf „+ Objekt hinzufügen“ und wählen Sie im Feld „Objekt“ die Opportunity aus. Wählen Sie außerdem „Wenn ein Datensatz erstellt oder bearbeitet wird“ für das Feld „Start des Prozesses“.
Schritt 4: Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Speichern“.
Schritt 5: Klicken Sie erneut auf „+ Kriterien hinzufügen“ und geben Sie einen Namen in das Feld „Name des Kriteriums“ ein. Lassen Sie „Bedingungen sind erfüllt“ ausgewählt..
Schritt 6: Definieren Sie im Abschnitt Bedingungen festlegen die erste Bedingung (Feld: Stufe, Operator: Gleich, Typ: Auswahlliste, Wert: Geschlossener Won).
Schritt 7: Klicken Sie nun auf „Zeile hinzufügen“, um eine weitere Bedingung hinzuzufügen. Definieren Sie die zweite Bedingung (Feld: Betrag, Operator: Größer als, Typ: Währung, Wert: Geben Sie einen bestimmten Betrag ein).
Schritt 8: Wählen Sie dann „Alle Bedingungen sind erfüllt (UND)“ und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
Erstellen Sie einen Entwurf eines Vertragsdatensatzes
Schritt 1: Klicken Sie im Feld SOFORTIGE AKTIONEN auf „+ Aktion hinzufügen“.
Schritt 2: Wählen Sie im Feld „Aktionstyp“ die Option „Datensatz erstellen“. Und geben Sie einen Namen in das Feld „Aktionsname“ ein.
Schritt 3: Wählen Sie dann Vertrag als Datensatztyp.
Schritt 4: Wählen Sie für Konto-ID den Feldbezug als Typ. Und für das Feld Wert wählen Sie Opportunity > Konto-ID> Konto-ID.
Schritt 5: Belassen Sie bei Status den Typ als Auswahlliste und wählen Sie im Wertfeld Entwurf aus.
Schritt 6: Speichern Sie dann die Aktion und aktivieren Sie den Prozess.
Schließlich haben Sie mit dem Process Builder einen Salesforce-Prozess erstellt. Wenn Sie einen Opportunity-Datensatz erstellen oder aktualisieren und dieser die im Prozess definierten Kriterien erfüllt, erstellt der Prozess automatisch einen Vertrag mit einem Entwurfsstatus. Weitere Informationen über den Process Builder finden Sie in der Dokumentation.
Sie können diese Automatisierung auch mit Flow und Flow Builder erstellen. Um zu erfahren, wie man einen Flow mit Flow Builder erstellt, folgen Sie unseren anderen Blogs.
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