Was ist die Rollenhierarchie in Salesforce?

Was ist eine Rollenhierarchie?

Eine Rollenhierarchie ist ein Organisationssystem, in dem Rollen oder Positionen in einer Hierarchie angeordnet sind, wobei jede Rolle ein bestimmtes Maß an Autorität und Verantwortung hat. Die Rollen an der Spitze der Hierarchie haben mehr Befugnisse und Verantwortung als die Rollen am unteren Ende. Diese Struktur wird häufig in Unternehmen, Behörden und anderen Organisationen verwendet, um eine klare Befehlskette zu schaffen und eine effektive Entscheidungsfindung und Kommunikation zu gewährleisten.

Definieren Sie Rollenhierarchien in Salesforce:

Sie könnten zum Beispiel eine Rollenhierarchie haben, in der der CEO des Unternehmens an der Spitze steht, gefolgt von den Vizepräsidenten, dann den Direktoren, dann den Managern und so weiter. Diese Hierarchie ermöglicht es dem CEO, alle Datensätze und Informationen im Unternehmen zu sehen, während die Vizepräsidenten nur die Datensätze und Informationen sehen können, die für ihre Abteilungen relevant sind, und die Manager nur die Datensätze und Informationen sehen können, die für ihre Teams relevant sind.

In Salesforce, ist eine Rollenhierarchie eine Möglichkeit zur Organisation und Verwaltung der Rollen von Benutzern innerhalb Ihres Unternehmens. Sie ermöglicht es Ihnen, festzulegen, welche Benutzer Zugriff auf bestimmte Datensätze und Informationen haben, und die Zugriffsebene zu kontrollieren, die jeder Benutzer hat.

Die Rollenhierarchie ist wichtig, weil sie den Grad der Sichtbarkeit und des Zugriffs bestimmt, den jeder Benutzer auf Datensätze und Informationen in Salesforce hat. Sie spielt auch eine Rolle bei der Bestimmung, welche Benutzer Anfragen oder Aktionen genehmigen oder ablehnen können, wie z. B. die Genehmigung eines Urlaubsantrags oder die Genehmigung eines neuen Kontos.

Verschiedene Arten von Rollenhierarchien in Salesforce

In Salesforce werden die Rollen in einer Rollenhierarchie im Allgemeinen nach den Positionen oder Verantwortlichkeiten der ihnen zugewiesenen Benutzer benannt. Die spezifischen Namen, die für Rollen verwendet werden, können je nach Unternehmen variieren, aber einige gängige Beispiele sind:

1. CEO/Präsident: Diese Rolle steht an der Spitze der Hierarchie und hat in der Regel die höchste Zugriffs- und Sichtbarkeitsstufe auf Daten.
2. Vizepräsident: Diese Rolle ist in der Regel eine Ebene unter dem CEO/Präsidenten angesiedelt und verfügt über ein hohes Maß an Zugang und Einblick in die Daten.
3. Manager: Diese Rolle ist für die Verwaltung einer Gruppe von Benutzern zuständig und verfügt in der Regel über ein moderates Maß an Zugang und Einsicht in Daten.
4. Teamleiter: Diese Rolle ist für die Leitung eines Teams von Nutzern verantwortlich und hat in der Regel ein moderates Maß an Zugang und Einsicht in Daten.
5. Vertriebsmitarbeiter: Diese Rolle ist für den Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen zuständig und hat in der Regel einen geringen Zugang und Einblick in Daten.
6. Support-Mitarbeiter: Diese Rolle ist für die Unterstützung von Kunden zuständig und hat in der Regel einen geringen Zugang und Einblick in Daten.

Diese Rollen sind nur Beispiele. Die Rollenhierarchie kann je nach Unternehmen, Organisation und Art des Geschäfts variieren.

Erstellen einer Rollenhierarchie in Salesforce:

Um eine Rollenhierarchie in Salesforce zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Gehen Sie auf die Seite „Einstellungen“.
2. Klicken Sie im linken Menü unter „Benutzer“ auf „Rollen“.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“.
4. Geben Sie den Namen der neuen Rolle und, falls gewünscht, eine Beschreibung ein.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“.

Sobald Sie eine neue Rolle erstellt haben, können Sie dieser Rolle Benutzer zuweisen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

1. Gehen Sie auf die Seite „Einstellungen“.
2. Klicken Sie im linken Menü unter „Benutzer“ auf „Benutzer“.
3. Klicken Sie auf den Namen des Benutzers, dem Sie eine Rolle zuweisen möchten.
4. Wählen Sie im Feld „Rolle“ die Rolle, die Sie dem Benutzer zuweisen möchten.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“.

Sie können auch die Zugriffsebene festlegen, die ein Benutzer innerhalb seiner Rolle hat, indem Sie Sicherheit auf Datensatzebene einrichten. Auf diese Weise können Sie steuern, welche Datensätze und Informationen ein Benutzer sehen und mit ihnen interagieren kann. Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Sicherheit auf Datensatzebene einzurichten:

1. Gehen Sie auf die Seite „Einstellungen“.
2. Klicken Sie im linken Menü unter „Sicherheitskontrollen“ auf „Freigabeeinstellungen“.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ neben dem Objekt, für das Sie die Sicherheit auf Datensatzebene einrichten möchten (z. B. Konten, Opportunities oder Fälle).
4. Aktivieren Sie im Abschnitt „Zugriff über Hierarchien gewähren“ das Kontrollkästchen neben „Zugriff auf Datensätze gewähren, die Benutzern gehören, die in der Hierarchie höher stehen“.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“.

Dadurch können Benutzer in höheren Rollen in der Hierarchie Datensätze sehen und darauf zugreifen, die Benutzern in niedrigeren Rollen gehören, aber nicht umgekehrt. Sie können auch Freigaberegeln verwenden, um detailliertere Zugriffsebenen für verschiedene Benutzer und Gruppen festzulegen.

Schlussfolgerung:

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Rollenhierarchie in Salesforce ein wesentlicher Aspekt bei der Kontrolle des Datenzugriffs ist und sicherstellt, dass die richtigen Personen die richtige Zugriffsebene auf die richtigen Daten haben. Sie ermöglicht es Unternehmen, eine klare Befehlskette zu erstellen und eine effektive Entscheidungsfindung und Kommunikation zu gewährleisten. Mit einer gut strukturierten Rollenhierarchie können Unternehmen den Zugang zu sensiblen Daten auf diejenigen beschränken, die ihn benötigen, und gleichzeitig anderen den Zugang zu den Daten ermöglichen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Die Rollenhierarchie wirkt sich auch auf die Sichtbarkeit von Daten in Berichten und Dashboards aus und kann zur Implementierung von Regeln für die gemeinsame Nutzung und unternehmensweiten Standardeinstellungen verwendet werden. Wenn Unternehmen die Bedeutung der Rollenhierarchie in Salesforce verstehen, können sie ihren Datenzugriff effektiv verwalten und die Sicherheit und Integrität ihrer Daten aufrechterhalten.

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